Saniyələr, dəqiqələr, saatlar keçir və biz onu nə dayandıra, nə də geri qaytara bilirik. Buna görə səmərəli istifadə edə bilmədiyimiz hər bir saniyə bizim üçün böyük itki hesab olunmalıdır. Ötüb keçən saniyələr, dəqiqələr, saatlar üçün "Kaş ki, o vaxt belə etməyəydim", - demək istəmiriksə, zamanımızı düzgün idarə etməliyik.
Unutmamalıyıq ki, istifadə edəcəyimiz zaman məhduddur. Bir sutka 24 saatdan ibarət olsa da, biz bu zamanın yalnız müəyyən hissəsindən istifadə edə bilirik. Günümüzün təxminən 1/3-i yuxuda keçir. Yemək, təmizlik və yolda keçirdiyimiz vaxtları da nəzərə alsaq, iş görə bilmək üçün gün ərzində ixtiyarımızda çox az vaxt qalır. Bu səbəbdən də zamanımızın düzgün idarə olunması olduqca əhəmiyyətli məsələdir.
Vaxtımızı düzgün idarə etmək üçün nədən başlamalıyıq?
İlk növbədə qarşımıza hədəflər qoymalıyıq. Hədəfimizin olması zamanın idarə olunmasında birinci şərtdir. Bundan sonra həmin hədəfə çatmaq üçün plan və ya planlar hazırlamalıyıq. Zamanın düzgün idarə olunması da bu planların necə hazırlanmasından asılıdır. Hər səhər özümüz üçün 10-15 dəqiqə planlaşdırma vaxtı ayırmalı və kiçik qeydlər edə biləcəyimiz və ya mobil telefon tətbiqindən istifadə edə biləcəyimiz bir gündəliyə sahib olmalıyıq. Planlar real olmalı, həyata keçirilməsi müşkül olan işləri plana daxil etməməliyik. Qiymətləndirməyə diqqət yetirmək planımızın səmərəli inkişafına kömək edəcək.
Plan hazırlayarkən və icra edərkən aşağıdakı məqamları da mütləq nəzərə almaq lazımdır:
- İşləri çətindən asana doğru görmək,
- Görəcəyimiz işlərin gününü, saatını dəqiq müəyyən etmək və təxirə salmamaq,
- Bir işi bitirmədən digərinə keçməmək,
- İş gördüyümüz zaman fikrimizin yalnız həmin işdə olmasına çalışmalıyıq,
- Planımızı həyata keçirmək üçün lazım olduqda ətrafımızdakılara “yox” deməyi bacarmalıyıq,
- Öz işimizi bitirmədən başqalarının işlərini görməməliyik,
- Bu sadaladıqlarımızı özümüz üçün vərdişə çevirməliyik.
Vaxtımızı idarə etməyə mane olan hallardan xilas olmalıyıq
Zamanın səmərəli idarə olunması üçün lazım olanlardan əlavə bir də maneələrdən xilas olmalıyıq. Bu maneələrdən xilas olmaq üçün aşağıdakı addımları atmalıyıq:
- Realist olmalıyıq, həssas və mükəmməl olmaq istəyimiz vaxtımızı itirməyimizə səbəb ola bilər.
- İşi yerinə yetirə biləcəyimizə inanmaq işin yarısını gördüyümüz mənasına gələ bilər. Lakin unutmayın ki, təkbaşına həll edə biləcəyimizə inandığımız, ancaq edə bilməyəcəyimiz hər iş zamanımızda düzəlməz səhvlərə səbəb ola bilər.
- İş zamanı "Onsuz da edə bilmərəm" kimi düşüncələr etibarsızlıq yarada və vaxtımızdan istifadə edərkən problemlərə səbəb ola bilər.
“Zaman tələləri”nə diqqət!
Zamanın düzgün idarə olunmasına mane olan əsas məqamlara da diqqət etmək lazımdır. Bu maneələrin başında isə “Zaman tələləri” dediyimiz maneələr dayanır. Zamanımızı səmərəli keçirmək istəyiriksə, uzaq durmalı olduğunuz əsas “tələlər” bunlardır:
- Məqsədsiz görüşlər,
- Lazımsız məlumatları dəqiqləşdirməyə çalışmaq,
- Birdən çox işlə məşğul olmaq,
- Gərəksiz ziyarətçiləri qəbul etmək,
- Məsləhətlərə qulaq asmamaq,
- İş prosesinə nəzarət edə bilməmək,
- Uyğun olmayan iş mühiti.
Qeyd etdiyimiz kimi, “Zaman tələləri”ni minimuma endirmək üçün görüləcək işləri planlaşdırmaq və prioritetlərimizi təyin etmək vacibdir. Unutmamalı olduğumuz ən vacib məqam: Bir hadisənin əhəmiyyəti, sizə gətirdiyi nəticə ilə mütənasibdir.
Zamanın düzgün idarə olunması ilə bağlı 3 məşhur qayda…
Zamanın düzgün idarə olunması ilə bağlı “Pomidor texnikası” (“Pomodoro Technique”) adlandırılan məşhur bir qayda var. Bu qayda ilk dəfə 1980-ci ildə İtaliyada Fransisko Krillo adlı kollec tələbəsi tərəfindən hazırlanıb. Fransisko Krillo belə hesab edir ki, vaxtı idarə edə bilmək üçün iki məsələyə baxmaq lazımdır: Görüləcək işlərin siyahısını hazırlamaq və bu iş üçün sərf edəcəyimiz vaxtı müəyyən etmək.
Bu qaydada əsas məqam odur ki, iş zamanı şəxsi məsələlər kənarda saxlanılır. “Pomidor texnikası”na görə iş günümüzü 30 dəqiqəlik zamanlara ayırmalıyıq. Bunun 15 dəqiqəsini işlə məşğul olmalıyıq. 25 dəqiqə ərzində bütün diqqətimiz işimizdə olmalı və başqa heç bir işə diqqət ayırmamalıyıq. Bu müddət ərzində işimizin tərkib hissəsi olmayan vərdişlərimizi (internetdən istifadə, mobil telefona baxmaq və s.) kənara qoymalıyıq. Hər 25 dəqiqədən sonra 5 dəqiqə digər işlərlə, o cümlədən də şəxsi məsələlərlə məşğul olmaq, ya da sadəcə olaraq istirahət etmək olar. Əgər görəcəyiniz işi 25 dəqiqəlik zamanlara ayırmaq mümükün deyilsə, o zaman 50 dəqiqəlik zamanlara bölmək olar və bu zaman 10 dəqiqəlik fasilə vermək lazımdır.
Zamanın düzgün idarə olunması ilə bağlı geniş yayılmış qaydalardan biri də 1953-1961-ci illər arasında ABŞ prezidenti olan Duayt Eyzenhauerin adı ilə bağlıdır. ABŞ-ın sabiq prezidentinin zamanın idarə olunması ilə bağlı qaydalarını aşağıdakı kimi təsnifləndirmək olar:
“Təcili və vacib” - Bu işləri təxirə salmamalı və dərhal etməliyik. Məsələn, sabah erkən bir iclasımız varsa və ya uzun bir təqdimat hazırlamalıyıqsa, heç bir halda təxirə salmamalıyıq.
“Təcili, lakin vacib deyil” - Vaxt itirmədən edilməsi lazım olan, lakin böhran vəziyyətinə səbəb olmayan vəziyyətlər bu sahəyə daxil edilə bilər. Məsələn, müştərimizə bir “e-poçt” göndərməliyik. Belə hallarda işi həmkarlarımızla bölüşə və ya bu kateqoriyadakı işləri “təcili və vacib” işlərdən sonra edə bilərsiniz.
“Vacib, lakin təcili deyil” - Bu kateqoriyadakı işlər birbaşa və ya dolayı yolla fərqli sahələrə təsir edə bilər. Məsələn, vəzifəmizi yüksəldə biləcək bir təhsil almaq istəyə bilərik. Bu kateqoriyadakı tapşırıqların nə vaxt ediləcəyinə qərar vermək və vaxtı gələndə hərəkətə keçmək vacibdir.
“Əhəmiyyətli və təcili deyil” - Bunlar siyahıdakı digər işlərdən sonra edə biləcəyimiz işlərdir.
Zamanın idarə olunması ilə bağlı daha bir qayda ABC adlanır. Bu qaydada həll olunması lazım olan işlərimizi “vacib”, “orta dərəcədə vacib” və “az vacib” olaraq sıralamaq olar. İşlərimizin planlaşdırılmasını aparan zaman əvvəlcə “vacib”, sonra “orta dərəcədə vacib”, ən sonda isə “az vacib” olanları reallaşdırmağa çalışmalıyıq. İş prosesində bu ardıcıllığı pozmamağa çalışmalıyıq. “Vacib” işi bitirmədən “orta dərəcəli vacib” işə keçməməliyik.
Allahverdi Cəfərov
